In Nederland vinden er z’n 20.000 tot 30.000 bedrijfsverhuizingen plaats per jaar. Het inrichten van een nieuw kantoor klinkt ontzettend leuk, maar er komt ook aardig wat regelwerk bij kijken. Deze 3 tips helpen je om het inrichten van het nieuwe kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen.
- Zorg dat je de verhuizing al vroeg gaat voorbereiden
Ga als eerste al vroeg op zoek naar een geschikt verhuisbedrijf. Je hebt waarschijnlijk veel verhuiswagens en verhuizers nodig; hoe eerder je erbij bent, hoe meer kans dat de verhuizing voorspoedig verloopt. Wat een verhuizing kost? Voor een totale omvang van 300 m2 (gemiddeld 50 werkplekken + vergaderruimtes) zijn de kosten gemiddeld € 6.000. Op HomeDeal vergelijk je eenvoudig meerdere verhuizers met elkaar, om zo het meest geschikte verhuisbedrijf te vinden. Heb je een geschikt verhuisbedrijf gevonden, dan helpt het bedrijf jullie ook met tips hoe je de hele verhuizing intern in werking zet. De verhuisperiode is al chaotisch genoeg, een ervaren helpende hand is dan erg prettig.
Maak afspraken met het verhuisbedrijf over wat hun werkmethode is en hoe jullie als bedrijf daarop in kunnen spelen. Voorbeelden van het voorbereiding van de grote verhuizing zijn:
- Breng per afdeling in kaart wat allemaal mee moet naar het nieuwe kantoor.
- Breng ook in kaart wat allemaal weg kan, wat niet meer bij het nieuwe kantoor past. Maak vooraf een afspraak met iemand die deze spullen komt ophalen.
- Maak met alle managers een planning wat er van het personeel wordt verwacht voor de grote verhuisdag.
- Label bijvoorbeeld bureaus en bureaustoelen zodat straks iedereen zijn/haar eigen materiaal weer heeft (scheelt een hoop verstellen).
- Laat medewerkers meedenken over het nieuwe kantoor
Medewerkers ervaren op de werkvloer als geen ander wat ze missen in het huidige kantoor. Maak een ideeënbus, organiseer brainstorms, geeft medewerkers de gelegenheid om aan te geven wat ze graag in het nieuwe kantoor willen. Maak ze enthousiast voor de verhuizing. Enkele voorbeelden zijn:
- Flexibele werkplekken.
- Gebieden waar je samen kunt werken met andere teams.
- Ontspanningsruimte: tafelvoetbal, leeshoek.
- Duurzame innovaties: meer groen op de werkplek door bijvoorbeeld een groenwand van mos.
- Creatieve vergaderruimtes.
- Zorg dat de nieuwe werkplek voldoet aan de regelgeving
Waarschijnlijk heb je lange tijd in het huidige kantoor gezeten en ben je de regels omtrent een werkplek van het Arbobesluit wel een beetje vergeten. Hoe zit het bijvoorbeeld ook alweer met het licht op de werkplek? Pak daarom het Arbobesluit er vooraf nog eens bij om het nieuwe kantoor volgens de regels in te richten. Enkele voorbeelden voor de werkplek uit het Arbobesluit zijn:
- minimaal vier vierkante meter per werknemer;
- een vierkante meter voor een plat beeldscherm;
- minimaal een vierkante meter voor lees- en schrijfwerk;
- een vierkante meter voor een vrijstaande of verrijdbare ladekast;
- in een vergaderruimte geldt minimaal twee vierkante meter per persoon.
Daarnaast zijn er ook regels omtrent: elektriciteit, ergonomie, bouwproces, flexibel werken, vloeren etc. Kortom, om boetes te voorkomen, controleer van tevoren goed of je nieuwe plattegrond van de inrichting volgens de regels is zodat het inrichten van de nieuwe werkplek in één keer goed gaat.
The post 3 tips inrichting nieuw kantoor appeared first on Profnews.nl.