In de meeste gevallen moet je als ondernemer een factuur opstellen voor de goederen en diensten die je levert aan ondernemers en particulieren. Alhoewel de lay-out van die factuur vrij te bepalen is, zijn er toch heel wat verplichte vermeldingen die op je factuur aanwezig moeten zijn. In dit blog: wat moet er op een factuur staan? We vertrekken van de factuurvereisten die gelden voor alle facturen en gaan nadien verder in op de concrete gevallen die zich in de praktijk kunnen voordoen.
Wat moet er op een factuur staan ? Verplichtingen voor alle facturen
In de eerste plaats moeten de basisgegevens altijd op de factuur aangegeven zijn. Dit zijn de gegevens om zowel jezelf als de andere partij te kunnen identificeren, alsook de specifieke transactie en financiële gegevens. Zo zal je bijvoorbeeld je juridische of handelsnaam moeten aangeven, het eigen adres en dat van de afnemer, jouw btw- en KvK-nummer, de uitreikingsdatum, het factuurnummer, de identificatie van de goederen en/of diensten (aantal, aard, leveringsdatum, datum vooruitbetaling) en het bedrag dat je in rekening brengt (excl. btw).
Voor de btw moet je dan weer aparte bedragen vermelden indien er met verschillende btw-tarieven wordt gefactureerd en vormt ook de vermelding van het totale btw-bedrag een factuurvereiste. Soms moet je de btw niet zelf betalen maar verleg je deze naar de afnemer. Hier moet je verplicht de vermelding “btw verlegd” en het btw-nummer van de afnemer vermelden.
Kan ook de afnemer de factuur opmaken?
Wettelijk is er geen belemmering voor het opmaken van de factuur door de afnemer. In dat geval moet de factuur wel aan alle klassieke factuurvereisten voldoen en moet bovendien een bijkomstige vermelding aanwezig zijn, namelijk: “Factuur uitgereikt door afnemer”.
Vereenvoudigde factuur en de factuurvereisten
In sommige gevallen mag je een vereenvoudigde factuur opstellen. Dit is het geval indien het factuurbedrag gelijk aan of kleiner is dan 100 euro (incl. btw) of wanneer het gaat om een wijziging van een eerder uitgereikte factuur. Intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen vormen een uitzondering: hier zijn vereenvoudigde facturen niet toegestaan.
Wat moet er op een vereenvoudigde factuur staan? Volgende gegevens zijn verplicht: naam en adres, uitreikingsdatum, omschrijving van de goederen of diensten, de btw en een eventuele verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Wat moet er op een factuur staan bij het versturen van acceptgiro?
Als je acceptgiro gebruikt, dan kan het strookje daarvan (dat door de afnemer gehouden wordt) als factuur aanzien worden. Hierop moet dan wel de datum van het versturen van de acceptgiro vermeld staan, net als de naam van de onderneming, de omschrijving van de goederen en de reeds eerder aangehaalde btw-vereisten.
Wat moet er op een factuur bij kortingen voor tijdige betalingen
Een veelgebruikte techniek om klanten tijdig te laten betalen, is hen een korting toe te kennen. In de praktijk zorgt dat wel voor een extra administratieve last, aangezien de btw-aangifte niet altijd zal kloppen.
Zet je bijvoorbeeld de korting al meteen op de factuur, dan zal je nog btw verschuldigd zijn af wenst te trekken van zijn btw-aangifte, moet je hem nadien nog een aanvullende factuur versturen. Beide facturen moeten natuurlijk voldoen aan alle factuurvereisten die eerder werden aangehaald.
Dan vermeld je de korting toch maar niet op de aanvankelijke factuur? Dan kom je net voor problemen te staan indien de klant wél tijdig betaald. Je zal immers te veel btw in rekening gebracht en de klant een creditfactuur moeten bezorgen.
Welke methode je moet hanteren? Op dit vlak heeft de wetgever geen specifieke factuurvereiste en kan je er zelf voor kiezen om de korting al dan niet aan te geven. Ons lijkt het aangewezen om er gewoon van uit te gaan dat klanten tijdig betalen en de korting standaard op de factuur te vermelden. Tip: in de praktijk kan je ook gewoon werken aan de hand van een kredietbeperkingstoeslag. Dan hoef je ook niks te doen indien de klant tijdig zijn factuur voldoet.
Wat moet er op een factuur staan bij een doorlopende overeenkomst of abonnement?
Bij doorlopende overeenkomsten of abonnementen is het nogal onlogisch om de datum van de levering telkens te vermelden. In dit geval is de datum van de levering geen verplichte vermelding op de factuur. Opgelet: je moet dan wel het tijdvak vermelden waarover je factureert én dit tijdvak mag nooit langer zijn dan één jaar.
Weet trouwens dat dit niet geldt indien je meerdere afzonderlijke goederen of diensten aan een klant levert. Dit is niet identiek aan de regeling van een abonnement of een doorlopende overeenkomst. Wel mag je de factuur uitstellen tot minimaal 1 factuur per kalendermaand.
Wat moet er op een factuur van een groothandelaar?
Groothandelaars moeten aan dezelfde factuurvereisten voldoen als alle andere ondernemingen. Toch is er één uitzondering voorzien. Groothandelaars die immers een speciale vergunning hebben, moeten niet aan alle factuurvereisten voldoen. Zij kunnen in de plaats van de omschrijving (van de geleverde goederen) een code gebruiken die door de belastingdienst goedgekeurd is. Hier geldt wel een bijkomende voorwaarde: de afnemer moet in dat geval een overzicht krijgen met de betekenis van de al dan niet gebruikte codes. Ook moet zowel het nummer als de datum van de goedkeuring door de Belastingdienst, op beide documenten zijn weergegeven.
Wat moet er op een factuur staan bij margegoederen?
Als handelaar in margegoederen kan je mogelijks de margeregeling toepassen. Zoals je wel weet moet je dan de btw niet op de omzet berekenen, maar wel op de marge tussen de aan- en verkoopprijs. De margeregeling wordt bijvoorbeeld gebruikt bij gouden munten, kunstwerken en gebruikte goederen. De factuur moet hier voldoen aan de klassieke factuurvereisten, maar moet geen btw vermelden. Wel moet er een verplichte vermelding volgen op basis van het specifieke margegoed waarop de factuur slaat: “bijzondere regeling gebruikte goederen”, “bijzondere regeling kunstvoorwerpen” of “bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”.
Zo’n bijzondere regeling bestaat trouwens ook voor zij die de reisbureauregeling toepassen. Hier moet de vermelding “bijzondere regeling reisbureaus” worden aangegeven op de factuur.
Bijzondere regeling voor verkoop van (nieuwe / bijna nieuwe ) vervoermiddelen
Op vlak van factuurvereisten vormen verkopers van (bijna) nieuwe vervoermiddelen een bijzondere groep. Hier moet bijvoorbeeld ook een particulier of leverancier van vrijgestelde prestaties (vrijgesteld van btw-aangifte) toch een incidentele factuur uitreiken indien het gaat om een levering aan een derde uit een ander EU-land. Bovendien moet er ook aan heel wat andere strikte voorwaarden worden voldaan.
Niet altijd even strikte factuurvereisten
In uitzonderlijke gevallen het niet verplicht om de naam en het adres van de afmelder te vermelden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de ondernemer brandstof levert voor landvoertuigen.
Als detailhandelaar zal je in principe zelfs helemaal geen factuur moeten uitreiken, tenzij de klant daarom vraagt of je weet dat de klant een ondernemer is. Dezelfde regeling geldt voor de uitgever van tijdschriften.
Te ingewikkeld? Laat je in bijzondere gevallen bijstaan door je boekhouder.
The post Factuurvereisten: wat moet er op een factuur staan? appeared first on Profnews.nl.