Veel klussen worden projectmatig aangenomen en uitgevoerd. De projectmanager speelt uiteraard een cruciale rol in het succes van het project. Maar het gebeurd regelmatig dat een projectmanager moet worden vervangen. Het projectmanagement overdragen gaat vaak met veel moeite. Met name als de vorige projectmanager uit beeld is, komen er allerlei problemen naar boven. In dit artikel geven we enkele praktische tips om het management van een project goed over te dragen.
Projectmanagement overdragen
Het projectmanagement overdragen kan om meerdere redenen noodzakelijk zijn. Voor de hand liggende reden is dat de projectmanager weggaat. Maar het kan ook zijn dat iemand niet optimaal functioneert. Dan zal iemand anders dit moeten overnemen. Andere oorzaak kan zijn dat een opdrachtgever het project aan een ander overdraagt. Wat de reden echter ook is, in de praktijk blijkt de overdracht van een project moeilijk te zijn.
Informatie beheren
Tijdens een project wordt er steeds op basis van allerlei input, beslissingen genomen. Alle gemaakte afspraken moeten daarom worden vastgelegd. Zorg als projectmanager dat iedere beslissing vastgelegd wordt, inclusief de informatie waar het op gebaseerd is. Alle praktische details moet ook op een logische manier worden gedocumenteerd. Een eventuele opvolger moet zonder moeite alle informatie moeten kunnen vinden. Dit is vooral belangrijk als het gaat om werkzaamheden die niet bij de opdracht zijn besproken.
Werk- en denkwijze
De effectiviteit van het projectteam wordt vaak bepaald door de manier van werken van de groepsleden. Als de leider van het team veranderd is de kans op een ander werk- en denkwijze groot. Dit kun je niet voorkomen, maar het is daarom wel belangrijk dat duidelijk vastligt wat het project inhoudt. Het doel en de scope van het project moeten goed vastliggen. Daarnaast moet duidelijk zijn welke partijen er nog meer betrokken zijn. Dus ook alle gegevens van inkoop of uitbesteding van kleine onderdelen van het project.
Introductie bij betrokkenen
Net als bij een bedrijfsovername is de communicatie belangrijk voor het begrip van alle betrokkenen. Het projectmanagement overdragen zou daarom moeten beginnen met het informeren van alle betrokken partijen. Zo snel de nieuwe projectmanager beschikbaar is moet deze worden geïntroduceerd bij het team, de opdrachtgever en alle andere betrokkenen. Zorg dat je duidelijkheid geeft over de reden van de wisseling. Vaak wordt het als storend ervaren als er een nieuwe contactpersoon wordt aangedragen. Als je uitlegt waarom de wisseling plaatsvindt, is er veel meer begrip voor de nieuwe manager.
Hanteer een overgangsperiode
Het zal niet altijd mogelijk zijn, maar hanteer zoveel mogelijk een overgangsperiode. Hoe complexer het project is, hoe belangrijker het is dat de nieuwe manager samen met de vorige project manager samenwerkt. Hij of zij krijgt dan een beter beeld van het project maar ook van de werk- en denkwijze. Lukt het niet door de plotseling uitval van de vorige manager, informeer dan direct alle betrokkenen en vraag om begrip. Een nieuw iemand kan namelijk niet direct alle ins en outs van het project weten.
Het projectmanagement overdragen is soms onvermijdelijk. Zorg daarom dat gedurende een project alles goed wordt vastgelegd. Bij een overdracht is een korte overlappingsperiode belangrijk. Informeer altijd zo snel mogelijk alle betrokkenen en leg goed uit waarom deze beslissing is genomen.
The post Projectmanagement overdragen, praktische tips appeared first on Profnews.nl.